Les présentes Conditions générales de vente (ci-après les "CGV") s’appliquent à toute commande passée auprès d’ARCPLEX tant en France qu’à l’étranger, par une personne physique ou morale agissant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.
ARCPLEX est un organisme de formation professionnelle dont le siège social est situé 9 allée de montpensier 91390 MORSANG sur ORGE.
ARCPLEX est un organisme de formation dont le numéro d’activité est le suivant : 11910881391.
Par sa commande, le Client déclare avoir pleinement connaissance et accepter les présentes CGV. Sauf dérogation formelle et expresse d'ARCPLEX, ces CGV prévalent sur tout autre document du Client, et notamment sur toutes autres conditions générales d'achat du Client, et ne peuvent être modifiées que par des Conditions Particulières préalablement et expressément acceptées par écrit.
Ces CGV sont applicables aux relations entre ARCPLEX et le Client ainsi qu'à tous leurs successeurs ou cessionnaires, étant expressément admis par les Parties qu'elles ne pourront céder ou déléguer leurs droits ou obligations stipulés aux présentes (autres que ceux expressément admis dans le cadre des présentes) à aucun tiers sans l'accord préalable et écrit de l'autre Partie. Le fait qu’ARCPLEX ne se prévale pas de l’une des dispositions des CGV ou qu'elle acquiesce à l'inexécution, de manière temporaire ou permanente, de l'une de ces dispositions, ne peut être considéré comme valant renonciation à son application. Si l'une quelconque des clauses des CGV était déclarée nulle, elle serait réputée non écrite mais n'entraînerait pas la nullité des présentes CGV.
Ces CGV s'appliquent à l’ensemble des services pouvant être fournis par ARCPLEX (ci-après la ou les « Prestation (s) »), dans le cadre de l’ensemble des Prestations ci-après (dénommée « Offre de services ») : des sessions de formations publiques, issues du catalogue ARCPLEX et consultables sur le site web www.arcplex-formation.fr, réalisées dans des locaux mis à disposition par ARCPLEX ou en classe à distance ; des sessions de formation basées sur des cours du catalogue ARCPLEX ou conçues sur mesure, du coaching individuel ou d’équipes, des missions de conseil et d’ingénierie pédagogique. Le tout réalisé pour un Client en particulier, dans les locaux mis à disposition par ARCPLEX, par le Client ou en classe à distance. Le Client se porte garant du respect des présentes CGV par l’ensemble de ses collaborateurs concernés par cette Prestation.
A chaque nouvelle commande, le Client doit communiquer à ARCPLEX un bon de commande comprenant à minima les détails de facturation suivants : les nom, prénom, adresse e-mail et signature du responsable formation ou de celui désigné par le Client, ainsi que le cachet de la société du Client, l’adresse de facturation et, le cas échéant, les coordonnées de l’OPérateur de COmpétences (ci-après l"OPCO") ou de tout autre tiers payeur. ARCPLEX est également susceptible au moment de la commande de demander au Client les nom, prénom et adresses email de chacun des Participants, ou toute autre information nécessaire à la bonne organisation de la Prestation. Toute commande est ferme et définitive. Un accusé de réception de la commande est envoyé au Client au plus tard le lendemain du jour de réception.
En cas de retard ou de non-paiement par le Client des sommes facturées par ARCPLEX pour une Prestation, ARCPLEX se réserve le droit de refuser toute nouvelle commande du Client et de suspendre l’exécution de ses propres obligations jusqu’à apurement du compte débiteur dudit Client, sans que cela soit de nature à engager la responsabilité d’ARCPLEX ou sans que le Client puisse prétendre bénéficier d’un avoir ou d’un remboursement éventuel au titre de la Prestation qui serait suspendue du fait de cet incident.
Toute somme impayée par le Client à son échéance sera majorée de pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal en vigueur à la date de la commande du Client et calculées à partir de la date de règlement figurant sur la facture, ou à défaut à partir de la date de la fin de l'exécution de la Prestation.
À ces pénalités s’ajoutera une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros. Ces pénalités et cette indemnité seront exigibles de plein droit, sans qu’un rappel ne soit nécessaire, et sans préjudice du remboursement de tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires d’officiers ministériels ou d’auxiliaires de justice.
L’ensemble des supports pédagogiques mis à disposition par ARCPLEX dans le cadre de ses Prestations sont des œuvres originales dont ARCPLEX demeure garant de la propriété intellectuelle, quelle qu’en soit la forme (papier ou numérique).
ARCPLEX demeure également garant de la propriété intellectuelle de l’ensemble de ses outils, méthodes et savoir-faire développés antérieurement ou à l’occasion de l’exécution de sa Prestation chez le Client.
À ce titre, ils sont protégés par les dispositions légales en matière de propriété intellectuelle, de droit d'auteur et de copyright. Toute reproduction, modification ou divulgation à des tiers de tout ou partie de ces éléments, sous quelque forme que ce soit, sans l'accord préalable écrit d’ARCPLEX est strictement interdite sous peine de poursuites judiciaires.
Le Client s'engage à ne pas faire concurrence à ARCPLEX en cédant ou en communiquant ces éléments, en particulier à des fins commerciales. Le paiement par le Client de la Prestation livrée par ARCPLEX n'opère strictement aucun transfert de droit de propriété intellectuelle sur ces supports. Seul un droit d'utilisation personnel et individuel est consenti aux Participants bénéficiaires de la Prestation.
ARCPLEX s’engage à réaliser ses Prestations dans le cadre d’une obligation de moyens. Le Client, en sa qualité de professionnel, est seul responsable de la consultation et du choix de la Prestation commandée auprès d’ARCPLEX.
ARCPLEX n’est pas responsable des objets et effets personnels des Participants à la formation, ni des dommages qui seraient causés au matériel utilisé par les Participants.
La responsabilité d’ARCPLEX ne peut être engagée qu’en cas de faute, de négligence prouvée ou de mauvaise exécution de ses Prestations et sera limitée aux préjudices directs subis par le Client, à l’exclusion de tout dommage, immatériel ou indirect, consécutif ou non, causé par une mauvaise exécution de ses Prestations, tel que préjudice commercial ou financier, perte de clientèle, perte d’image de marque, perte de bénéfice, perte de commande, trouble commercial quelconque, perte ou destruction totale ou partielle des données ou fichiers du Client, ainsi que toute action émanant de tiers.
Sans préjudice de ce qui précède, la responsabilité d’ARCPLEX, dans l’hypothèse où elle serait retenue au titre de ses Prestations, est expressément limitée au prix effectivement acquitté par le Client au titre de la Prestation concernée.
Les Parties s’engagent à garder confidentiels les informations et documents concernant l’autre Partie qu’ils soient de nature économique, technique ou commerciale, auxquels elles pourraient avoir accès au cours de l’exécution du contrat ou à l’occasion des échanges intervenus antérieurement à la conclusion du contrat, notamment l’ensemble des informations figurant dans la proposition commerciale et financière transmise par ARCPLEX au Client.
ARCPLEX est susceptible de communiquer à ses sociétés partenaires ou fournisseurs, les informations transmises par le Client, y compris les informations concernant les Participants, si et seulement si celles-ci sont nécessaires à la réalisation de la Prestation commandée par le Client.
Par ailleurs, ARCPLEX s’engage à ne pas communiquer ces informations à d’autres tiers.
Conformément à la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et au Règlement Européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données), le Client bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et, le cas échéant, de portabilité des données le concernant. La finalité de traitement de ces données personnelles est prévue dans la Politique de protection des données personnelles disponible sur le site Internet d’ARCPLEX. Les données personnelles sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités rappelées à l’adresse susmentionnée.
Le Client s’engage à informer chaque Participant que des données à caractère personnel le concernant sont susceptibles d’être collectées et traitées dans le cadre du suivi et de la validation de son parcours de formation et qu’il dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et, le cas échéant, de portabilité sur les données le concernant sur simple demande par email à l’adresse administratif@arcplex.fr.
ARCPLEX et ses partenaires formateurs s’engagent à n’enregistrer aucune séquence de la formation, sauf besoins spécifiques le justifiant (exercices de mise en situation…), et à n’en garder aucune trace numérique, vidéo ou audio.
Réciproquement, le Client s’engage à ce que les Participants ne conservent aucune trace numérique de la session, vidéo ou audio.
Plus généralement, ARCPLEX s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour protéger l’accès à ses locaux, à ses systèmes d’information et aux données du Client et de l’ensemble des Participants.
Le Client et/ou le Participant qui se connecte pendant une formation ARCPLEX à Internet via les équipements mis à disposition par ARCPLEX ou via ses propres équipements déclare connaître et accepter les caractéristiques et limites d’Internet.
Notamment, il reconnaît : qu’il est seul responsable de l’usage qu’il fait des moyens de connexion à Internet mis à disposition ; que la communication de ses éléments d’identification est faite sous sa propre responsabilité étant ici précisé que ces éléments sont confidentiels, personnels, inaccessibles et intransmissibles ; qu’il a connaissance de la nature d’Internet (performances techniques, temps de réponse pour interroger ou consulter) ; en cas d’usage de son propre matériel, qu’il lui appartient de s’assurer que les caractéristiques techniques de son ordinateur, tablette ou autre dispositif d’accès lui permettent d’accéder correctement aux services proposés par ARCPLEX ; qu’il lui appartient de prendre les mesures appropriées de protection et de sauvegarde de ses propres données et logiciels de la contamination par d’éventuels virus pouvant circuler sur Internet.
Le Client est responsable de l’usage qu’il fait de la plateforme d’apprentissage en ligne qui serait mise à sa disposition par ARCPLEX à l’occasion d’une prestation de formation, de même qu’il s’engage à respecter les règles et procédures qui seraient portées à sa connaissance pour l’accès aux ressources mises à sa disposition dans ce cadre.
En conséquence, ARCPLEX n’encourt aucune responsabilité pour tous dommages directs ou indirects découlant notamment de l’usage du site et/ou d’Internet.
Aucune des Parties ne pourra utiliser ou reproduire les marques, noms ou logos de l'autre Partie sans son consentement préalable et écrit.
ARCPLEX pourra toutefois utiliser ou reproduire les marques, noms ou logos du Client à titre de référence (i) pour les besoins de la Prestation, notamment sur les rapports produits pour le Client et (ii) à des fins marketing sur tous supports promotionnels d’ARCPLEX, y compris sur ses sites Internet, ce que le Client accepte expressément par son acceptation des présentes CGV.
Les présentes CGV sont soumises à la loi française de même que tous les rapports entre ARCPLEX et le Client. En cas de différend relatif à l'interprétation ou à l'exécution de leurs accords, les parties rechercheront, avant toute action contentieuse, un accord amiable et se communiqueront à cet effet tous les éléments d'information nécessaires.
À défaut d'un règlement amiable du litige dans un délai maximum de 3 mois, sera seul compétent en cas de litige de toute nature ou de contestation relative à la formation ou l'exécution de la commande, le Tribunal de commerce d’EVRY.
Cette clause s'applique même en cas de référé, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie, et quels que soient le mode et les modalités de paiement, sans que les clauses attributives de juridiction pouvant exister sur les documents des Clients puissent faire obstacle à l'application de la présente clause.
3.1.1 Documents contractuels : une convocation avec les détails pratiques de la formation est envoyée aux Participants 1 à 2 semaines avant le début de la session (sauf difficulté technique ou administrative exceptionnelle). Si le délai avant le démarrage de la session est trop court ou si l’adresse email du Participant est invalide, la convocation peut être adressée par e-mail ou par fax au responsable formation, désigné par le Client.
ARCPLEX met à disposition du Client la feuille d’émargement et l’attestation de présence, ainsi que tout autre document attestant de la réalisation de la Prestation, généralement sous 15 jours après la fin de la session (pour les classes distance : mise à disposition sous 2 à 5 jours).
3.1.3 Moyens pédagogiques et prérequis :
- moyens pédagogiques : les moyens utilisés par ARCPLEX sont principalement le support de cours, les études de cas, les exercices pratiques d'application et les corrigés pour les stages pratiques. Ces éléments sont mis à disposition du Participant sous format numérique et/ou papier, au choix d’ARCPLEX.
- prérequis et objectifs pédagogiques : le Client vérifiera que le programme est bien en adéquation avec ses propres objectifs ou demandera à ARCPLEX de procéder à une Prestation d’ingénierie pédagogique optionnelle à cet effet.
Il est tenu par ailleurs de valider auprès de chaque Participant les prérequis nécessaires pour suivre la formation, tels qu’ils sont présentés dans le catalogue en cours de validité ou sur le site Internet.
ARCPLEX ne pourra en aucune manière être tenue pour responsable des conséquences du non-respect de ces conditions. Le cas échéant, ARCPLEX se réserve la possibilité de reporter ou d’annuler une session. Dans ce cas, les frais engagés par ARCPLEX seront dus par le Client à titre d’indemnité forfaitaire.
- prérequis techniques : pour les classes à distance, le Participant est tenu au respect de certains prérequis techniques imposés par ARCPLEX. Ces prérequis lui sont rappelés dans sa convocation, envoyée au plus tard une semaine avant la session de formation.
ARCPLEX peut proposer des prestations d’accompagnement technique sur simple demande.
3.1.4 Report et annulation à l’initiative du Client : toute demande de report ou d’annulation d’une session intra-entreprise de formation ou de la participation à une session de formation interentreprises doit être communiquée à ARCPLEX par écrit. Cette demande ne devient effective qu’après réception de la confirmation de sa prise en compte par ARCPLEX. Celle-ci donnera lieu à la facturation à titre d’indemnité forfaitaire des frais déjà engagés par ARCPLEX si tel est le cas.
Si le report ou l’annulation a lieu à plus de 15 jours du début de la session de formation, seront seulement facturés au Client les frais engagés et non-remboursables (préparation d’une session sur-mesure, transports…).
Entre 5 et 15 jours ouvrés avant le début de la formation : 30% des coûts de la session sont facturés ainsi que la totalité des autres frais engagés.
À moins de 5 jours ouvrés du début de la session : 100% des coûts de la session sont facturés ainsi que la totalité des autres frais engagés. Les indemnités afférentes aux annulations ne peuvent en aucun cas être imputées sur le montant de la participation au développement de la formation professionnelle.
ARCPLEX ne pourra en aucune manière être tenue pour responsable des conséquences du non-respect de ces conditions. Le cas échéant, ARCPLEX se réserve la possibilité de reporter ou d’annuler une session. Dans ce cas, les frais engagés par ARCPLEX seront dus par le Client à titre d’indemnité forfaitaire.
- prérequis techniques : pour les classes à distance, le Participant est tenu au respect de certains prérequis techniques imposés par ARCPLEX. Ces prérequis lui sont rappelés dans sa convocation, envoyée au plus tard une semaine avant la session de formation.
ARCPLEX peut proposer des prestations d’accompagnement technique sur simple demande.
3.1.5 Accompagnement et évaluation qualité :
- accompagnement : un consultant formation est à la disposition du Client pour le conseiller sur le choix des programmes ARCPLEX les plus adaptés aux objectifs de ses collaborateurs. Un suivi qualité de la formation est systématiquement effectué au travers de ses contacts réguliers (étude de l’évaluation de satisfaction, analyse des besoins à venir, présentation des nouveaux cours…).
- évaluation des acquis : le dispositif mis en œuvre est basé sur l’auto-évaluation du Participant via un formulaire rempli en début et en fin de formation à partir des objectifs pédagogiques. Il permet de le responsabiliser dans sa démarche de formation : clarifier ses objectifs et évaluer lui-même sa progression. Cette évaluation est validée par le formateur au regard des exercices et études de cas réalisés tout au long de la formation et de l’engagement du Participant.
Pour les cours, des outils spécifiques sont mis en place pour mesurer le degré de préparation du Participant : une étude de cas et/ou toute forme d’évaluation orale ou écrite.
- évaluation de la satisfaction : à l’issue de chaque session, ARCPLEX fournit aux Participants un questionnaire pour évaluer leur satisfaction sur l’ensemble du dispositif. Par le biais de cette évaluation, ARCPLEX s’assure de la conformité de la formation réalisée avec le cahier des charges retranscrit dans la convention.
En cas de non-conformité, ARCPLEX s’engage à proposer des actions correctives adaptées.
3.2.2 Inscription et organisation : toute inscription doit faire l’objet d’une commande écrite transmise par le Client à ARCPLEX par e-mail, courrier postal ou sur le site Internet sur www.arcplex-formation.fr.
À chacune de ses commandes, ARCPLEX adresse au Client une convention de formation, établie selon les articles L 6353-1 et L 6353-2 du Code du travail, pour formaliser les termes de la Prestation commandée et ce, généralement sous un délai de 1 à 2 jours après la prise en compte de la demande d’inscription.
En complément des informations de facturation Client mentionnées dans l’article 2.1, elle doit mentionner pour chaque Participant ses nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, l’intitulé de la formation, la date et le lieu de session souhaités. Un nombre maximum de Participants est défini pour garantir le meilleur niveau de qualité pour la formation. Lorsque ce seuil est atteint, les nouvelles demandes d’inscriptions cessent d'être acceptées pour la session concernée.
ARCPLEX se réserve le droit de transformer une session présentielle en classe à distance et réciproquement, si les conditions l’exigent, tout en préservant la nature de la Prestation (objectifs pédagogiques, programme de cours, durée et horaires, …) et en garantissant le même niveau de qualité.
3.2.3 Absence, remplacement ou nombre insuffisant de participants :
- en cas d'absence, de retard, de participation partielle à la formation à l'initiative d'un Participant : le Client devient redevable à l'égard d'ARCPLEX de l'intégralité du montant dû pour sa formation. En cas d'absence pour raisons de santé justifiées par un certificat médical, le Participant défaillant peut reporter son inscription et sa participation sur la prochaine session programmée. À défaut de justificatif, le Client sera redevable de l'intégralité du prix de la formation.
- remplacement d’un Participant : le Client peut demander à ARCPLEX le remplacement d’un Participant défaillant, sans frais. Cette demande de remplacement doit parvenir par écrit à ARCPLEX jusqu'à 48h ouvrées avant le début de la formation et comporter les noms et coordonnées du remplaçant. Il incombe alors au Client de vérifier l'adéquation du profil du remplaçant et de ses objectifs avec ceux définis dans le programme de la formation.
- insuffisance du nombre de participants à une session : ARCPLEX se réserve le droit d'annuler ou de reporter sans indemnité une session de formation en cas de nombre insuffisant de Participants. Dans ce cas, une confirmation écrite est envoyée au Client au moins une semaine avant la date de début de session.
Par ailleurs, un consultant ARCPLEX prend contact avec le responsable formation désignée chez le Client pour proposer une solution alternative : nouvelles dates ou lieu de formation, autres formations ayant un objectif pédagogique similaire ou autres modalités pédagogiques.
3.3.1. Tarification : Le prix de nos formations intra-entreprise est révisable à la date anniversaire du contrat par application de la formule suivante : P1 = P0 x (S1/S0)
Où : P1 = prix révisé en EUR HT ; P0 = prix initial en EUR HT; S1 = indice SYNTEC à la date de renouvellement du contrat; S0 = indice SYNTEC à la date de signature du contrat ou à la date anniversaire du contrat pour les périodes postérieures.
3.3.3 Organisation : les modalités logistiques détaillées sont précisées dans la proposition pédagogique et financière soumise par ARCPLEX.
- Pour les cours demandés en format présentiel :
Le Client est tenu de respecter certaines échéances et de communiquer les informations demandées par écrit à ARCPLEX 15 jours avant le début de la session, le Client doit confirmer la date, le lieu de la session de formation et le nombre définitif de Participants et donner son accord sur la configuration et l’environnement logistique et technique à installer.
5 jours avant le début de la session, le Client doit vérifier la disponibilité des équipements et s’assurer du bon fonctionnement des logiciels sur les machines dédiées à la formation pour les cours qui le nécessitent. Le nombre de participants indiqué ne pourra plus être modifié et servira de base à la mise en œuvre et à la facturation de la session.
- Pour les cours demandés en format classe à distance : ARCPLEX communiquera dans sa proposition financière la configuration spécifique à prévoir pour les postes informatiques.
- Pour les sessions dont l’organisation est prise en charge par le Client : si ce dernier n’est pas en mesure de mettre à disposition la totalité des équipements et fournitures nécessaires au bon déroulement de la formation, ARCPLEX s’efforcera de les lui fournir. Cette Prestation donnera lieu à une facturation par ARCPLEX et devra donc faire l’objet au préalable d’un bon de commande.
ARCPLEX pourra à tout moment, y compris le jour de la formation, reporter ou annuler la session s’il s’avère que les équipements n’ont pas été installés par le Client conformément aux prérequis techniques spécifiés dans la convention de formation, ou qu’ils ne sont pas opérationnels. Cette annulation donnera alors lieu à la facturation à titre d’indemnité des coûts d’animation et de tous les autres frais engagés.
- Pour les sessions se déroulant dans les locaux d’ARCPLEX ou en classe à distance, le Client accepte que des Participants d’autres sociétés se joignent aux sessions de formation, sauf demande contraire de sa part.
3.3.4 Nombre maximum de participants et prérequis : Pour préserver la qualité de la formation, le Client s'engage à ne pas dépasser le nombre de Participants prévu dans la commande adressée à ARCPLEX.
Toutefois, un ou plusieurs Participants supplémentaires pourront être acceptés sous réserve de l'accord préalable d'ARCPLEX et d'une régularisation par ARCPLEX du montant à facturer pour la Prestation. Le Client doit vérifier auprès de chacun des Participants que les prérequis décrits dans la convention de formation sont bien respectés et que les objectifs sont en adéquation avec la formation prévue.